Як легалізувати документи видані в Україні для використання їх за кордоном (консульська легалізація та апостиль)

Що таке легалізація документів?

Легалізація — це здійснення низки визначених формальних процедур для надання документу юридичної сили на території іншої держави. Кінцевою метою процедури легалізації документа, виданого на території однієї держави, є можливість його подання в офіційні органи іншої держави.

Легалізація поширюється на такі документи:

• про освіту (диплом, атестат і т.д.);
• цивільний стан (документи з органів ДРАЦСу: свідоцтво про народження, смерть, шлюб і т.д.);
• страховки, довідки, довіреності, судові рішення, а також матеріали по цивільних, сімейних і кримінальних справах, документи юридичних осіб (довідка з податкової інспекції, свідоцтво про реєстрацію ФОП, свідоцтво про право власності, сертифікат про реєстрацію товарного знаку, свідоцтво про сплату єдиного податку і т.д.).

Існує ряд документів, які не підлягають легалізації — це оригінали та копії документів, на яких є фотографія:

• паспорти;
• профспілкові квитки;
• трудові книжки;
• військові квитки;
• посвідчення особи;
• пенсійні книжки;
• водійські права;
• характеристики;
• документи про приналежність станам і віросповідань.

Навіщо потрібна легалізація документів?

Суть легалізації полягає в підтвердженні повноважень, справжності підпису, печатки або штампа посадової особи, яка видала документ. Процедура легалізації полягає в засвідченні справжності підписів і печаток на документі, підтвердження відповідності документа офіційним вимогам.

У деяких країнах не вимагається легалізація українських документів.

До числа цих країн відносяться:

• більшість країн СНД, в яких діє Мінська конвенція від 22 січня 1993р. (Зі змінами від 28.03.1997 г.) — Азербайджан, Вірменія, Білорусь, Грузія, Казахстан, Киргизія, Молдова, Росія, Таджикистан, Туркменістан, Узбекистан;
• країни, з якими Україна уклала двосторонній договір про правову допомогу в цивільних справах — Угорщина, В`єтнам, Китай, Латвія, Литва, Молдова, Монголія, Польща, Чехія, Естонія.

Для надання документів до країн, що не увійшли до цього списку, існує два способи легалізації:

• проставлення штампа Апостиль;
• консульська легалізація.

Зазначені процедури проводяться з однією і тією ж метою, але істотно різняться між собою.

Легалізація через консульство

Етапи консульської легалізації документів:

• проставлення печатки Міністерства юстиції України;
• проставлення печатки Міністерства закордонних справ України;
• нотаріальний переклад;
• проставлення печатки консульства (посольства) необхідної країни.

Консульська легалізація потрібна для таких країн:

• ОАЕ
• Саудівська Аравія
• Лівія
• Кувейт
• Китай (окрім Макао і Гонконгу)
• Коста-Ріка
• Канада
• Шрі-Ланка
• Ірак
• Єгипет
• Палестина
• Уругвай
• Чилі
• Катар та деяких інших.

Особливості консульської легалізації:

• під час легалізації дипломів про освіту, печатки легалізації проставляються на нотаріально засвідчених копіях документів. Основна вимога — надати архівну довідку з навчального закладу;
• якщо легалізація ставиться на документи, видані управліннями ДРАЦС, то необхідно надати новий зразок. У разі якщо в країні видачі прийнятний старий зразок документа, то легалізація проставляється на його нотаріально засвідченій копії;
• легалізація документів юридичних осіб вимагає надання супровідного листа від компанії на бланку з печаткою та підписом директора. У листі повинні бути зазначені дані людини, яка буде подавати документи на легалізацію.

Консульський департамент не проставляє печатки легалізації на документах, які складені на території іноземних держав. Документи подібного типу легалізуються в консульстві України, яке знаходиться в країні видачі документів.

Апостиль

Що таке апостиль?

Проставлення штампа «Апостиль» є спрощеним способом легалізації іноземних документів.

Така процедура застосовується лише у країнах — учасницях Гаазької Конвенції 1961 року.

На відміну від консульської легалізації, процедура апостилювання потребує значно менших затрат часу, оскільки потрібно звернутись лише в один орган.

Офіційні документи засвідчуються спеціальним штампом «Apostille», який проставляється відповідним уповноваженим органом іноземної держави, в якій було видано цей документ.

Крім цього, апостильовані документи можуть використовуватися не лише в одній країні, а у всіх державах-учасницях Гаазької Конвенції.

«Апостиль» ставиться на оригіналі документа, його нотаріальній копії або може бути оформлений як додаток до нього.

Існують випадки, коли легалізація документів для їх використання за кордоном не потрібна взагалі. Мова йде про країни-учасниці Мінської конвенції, що скасувала вимогу легалізації документів у відносинах між учасниками договору. Саме тому, для використання офіційних документів цих держав на території України, достатньо їх перекласти на українську мову і нотаріально засвідчити такий переклад.

Перелік країн для яких не потрібно проставляти апостиль.

Документи, які не підлягають апостилюванню:

• документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
• адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій;
• оригінали паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, посвідчення особи тощо;
• нормативно-правові акти.

Документи, які підлягають апостилюванню

Штамп «Апостиль» проставляється на офіційних документах, виданих на території України і призначених для використання за кордоном:

• на документах органів судової влади України;
• на документах органів прокуратури України, органів юстиції;
• на адміністративних документах;
• на документах про освіту та вчені звання;
• на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на офіційних свідоцтвах про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату.

Порядок апостилювання залежно від органу видачі документа:

Дипломи про освіту, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші документи, що видані навчальними закладами або ж іншими державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки апостилюються Міністерством освіти і науки України.

Штамп «Апостиль» на свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та інші документи, що видаються органами юстиції, судами, а також документи, що оформляються нотаріусами України проставляє Міністерство юстиції України.

Міністерство закордонних справ України проставляє апостиль на всіх інших видах документів